Exceptionell tid kräver starkt ledarskap och genuina möten

I det nyaste avsnittet av Mehiläisen Pisto-podcast, En ny riktning för arbetshälsa-serien diskuterar Andréa Alvarez-Tarjasalo, chef för Mehiläinens klientrelationer och B2B-marknadsföring, med Sirpa Huuskonen, personalchef på Tokmanni, och Tatu Tulokas, personalchef på Mehiläinen, omvälvningarna inom ledningsarbetet samt ny praxis inom diastansledning och ledning på plats.

Titta på videon

En stark ledningskultur stödjer framgångsrik distansledning

Coronapandemin har medfört stora förändringar i arbetslivet, lednings- och chefsarbetet under det senaste året. I många arbetsgemenskaper har man övergått till distansarbete, vilket påverkar arbetshälsan och orken i arbetet. Ledning på plats har ersatts av ledning på distans, och det finns stora skillnader mellan dessa.

Enligt Sirpa är en av de viktigaste skillnaderna mellan att leda på plats och på distans att ledning som baserar sig på iakttagelser är betydligt lättare vid ledning på plats. När ledaren ser sitt team dagligen är det lättare att observera teamets välbefinnande och hålla sig uppdaterad om på vilken nivå orken i arbetet ligger. Vid distansledning är det svårare att göra dessa observationer.

Sirpa anser att företagets ledningskultur accentueras vid distansledning. I en kultur med starkt ledarskap, där det sedan tidigare finns tydliga verksamhetsmodeller och man till exempel har hållit vecko- eller månadsmöten, är det mer naturligt att fortsätta med denna praxis även under distansarbete. Sirpa betonar att ledarens roll får ökad betydelse vid distansarbete, då räcker det inte med att man utför sitt eget arbete, utan det finns även behov av personledning och lämpliga praxis och verksamhetssätt för detta.

– Även när man leder på distans bör man ibland träffa medarbetarna. Då kan god praxis vara att koppla på kamerorna så att man kan se varandra. Om teamet inte är mycket stort borde detta vara rätt naturligt, och då kan man få någon slags uppfattning om hur teammedlemmarna mår.

På Mehiläinen har olika verksamhetsmodeller införts till stöd för ledning på distans, varav Tatu anser att det viktigaste är att säkerställa att alla har en bra situationsbild och är känner till var vi befinner oss nu och vart vi är på väg. Enligt Tatu är det också viktigt att informera om att “one size does not fit all”, dvs. att man noggrant bör fundera över vilka former av stöd, modeller och lösningar för ledarskap som passar i olika verksamheter och att alla lösningar inte lämpar sig för alla.

Distansarbete har också väckt frågor om huruvida de anställda borde vara mer självstyrda. I många arbetsgemenskaper förväntar man sig att de anställda ska kunna styra sig själva, men även här behövs chefens stöd. Tatu anser att de anställda i princip vill utföra sitt arbete så bra som möjligt, men hinder för att lyckas kan vara till exempel en företagskultur där man är rädd för att göra fel eller det finns mycket hierarki. Tatu påpekar att självstyrt arbete vanligen lyckas bäst när den anställda har en tydlig uppgift och mission i sitt eget arbete, vet vad som förväntas av honom eller henne och kulturen är uppmuntrande. Därför är det viktigt att chefen visar de anställda åt vilket håll man är på väg.

– När situationsbilden och kännedomen i olika frågor är så likartad som möjligt hos alla och medarbetarna vet vad de ska göra så börjar de nog jobba, säger Tatu.

Chefernas stöd och goda förebilder främjar arbetshälsan

Alla kan inte arbeta på distans, och på både Tokmanni och Mehiläinen arbetar många fortfarande på plats. Majoriteten av Tokmannis drygt 4 000 anställda arbetar i kundgränssnittet, vilket enligt Sirpa gör att det finns prioritetsskillnader i kommunikationen och verksamhetsmodellerna. Sirpa håller också med Tatu om att alla måste ha god insyn i vad som händer och hur man orkar i butikerna.

– Att se till arbetssäkerheten och orken hos de anställda som arbetar i frontlinjen har hög prioritet, eftersom de utsätts för de största riskerna förknippade med coronaviruset. I vår kommunikation ligger fokus på hur vi ger tillräckligt med information och anvisningar till de anställda om hur butikerna bör ledas, berättar Sirpa.

Under de exceptionella omständigheterna sätts de anställdas ork på prov, och därför har chefernas stöd stor betydelse. Här anser Tatu att det är mycket viktigt att känna det egna teamet. Även om det kan vara en utmaning för cheferna att upprätthålla fortgående kontakt, har distansarbetet gjort att ledningen har vidtagit nya åtgärder och att man har beaktat distansarbetare på helt nya sätt.

– Det är viktigt att känna medarbetarna i det egna teamet på ett övergripande sätt, då är det lättare att se de bakomliggande orsakerna om allt inte verkar vara som det ska, säger Tatu.

Hur kan man förebygga apati till följd av distansarbete?

Under det senaste året har det talats om apati av distansarbete. Apati av distansarbete uppstår när arbetsdagarna på distans alltid verkar likartade och informellt umgänge med kollegorna saknas helt. Individen kan själv påverka utvecklingen av apati orsakad av distansarbete, men chefen har också möjlighet att påverka utvecklingen av apati. Enligt Sirpa ökar vikten av att individen leder sitt eget arbete och skiljer på arbete och fritid, men dessutom kan chefen också påminna den anställda om att ta matpauser och röra på sig under arbetsdagen. Virtuella kaffepauser varje vecka kan också vara ett effektivt sätt att förhindra uppkomsten av apati till följd av distansarbete. Trots den utmanande situationen är det viktigt att upprätthålla en känsla av gemenskap, eftersom det är farligt att förlora den.

- Det har funnits en stark vi-anda i många arbetsgemenskaper och det är oerhört viktigt att upprätthålla den, påminner Sirpa.