Elvytä työyhteisön keskittymiskyky

Työelämän ja työn tekemisen tapojen muutos näkyy tarpeena tukea työyhteisöjen aivotyön ergonomiaa. Monella työpaikalla kehittämiskohteeksi nousee tarve hallita paremmin työympäristön häiriöitä, tietotulvaa ja jatkuvia keskeytyksiä.

Aivotyön ergonomian puutteet ovat yhteydessä stressioireisiin, jotka puolestaan vaikeuttavat työstä palautumista ja altistavat työuupumusoireille. Yksittäisen työntekijän kohdalla ongelma voi näyttäytyä esimerkiksi pitkäjänteisen keskittymiskyvyn hapertumisena. Aivotutkijat ovatkin tunnistaneet aikuisten tarkkaavuushäiriön (attention deficit trait, ADT) yleistymisen.

Aikuisten tarkkaavuushäiriöstä kärsivällä ihmisellä keskittymiskyky on heikentynyt, hän pyrkii hoitamaan montaa asiaa yhtä aikaa ja laiminlyö herkästi aivojen kaipaamat tauot ja riittävän levon. Tällöin ihminen myös keskeyttää herkästi itse itsensä – tehtävään liittymättömät ajatukset kaappaavat huomion rauhallisessakin tilanteessa.

Onneksi pitkäjänteistä keskittymiskykyä voi harjoittaa ja elvyttää. Vastuu on sekä yksilöllä itsellään että työyhteisön toimilla riittävän keskittymisrauhan turvaamiseksi.

Keskeytykset kuriin

Keskeytyksellä tarkoitetaan tilannetta, jossa toinen henkilö tai tilanteen muut tekijät aiheuttavat keskeytyksen, jonka ajoitus ei ole työntekijän hallinnassa. Ulkoisten keskeytysten lisäksi sisäisistä tarpeista lähtevät tekijät keskeyttävät työtä. Tutkimustieto osoittaa, että keskeytykset heikentävät työssä suoriutumista ja lisäävät virheiden todennäköisyyttä. Parempi keskeytysten hallinta onkin keskeinen keino työntekijöiden keskittymiskyvyn elvyttämiseen.

Ymmärrä keskeytyksiä paremmin

Vaikka toistuvat keskeytykset pääsääntöisesti heikentävät työhyvinvointia, kaikista keskeytyksistä ei kannata pyrkiä eroon. Keskeytykset ovat monesti elintärkeä osa sujuvaa tiimityötä ja hyvää asiakasprosessien toteuttamista – keskeytyksillä on työtä eteenpäin vievä voima. Kehittämistyössä onkin tärkeää erottaa hyödylliset ja haitalliset keskeytykset toisistaan. Koska työn keskeytyminen on ennen kaikkea sosiaalinen ilmiö, ratkaisuja kannattaa etsiä tiimi- ja yhteisötasolla. Millaisissa tilanteissa työ keskeytyy ja miksi keskeytyksiä tapahtuu? Mitä hyötyjä ja haittoja keskeytyksiin liittyy? Toimivien ratkaisumallien pohjana on huolellinen yhdessä toteutettu analyysi työyhteisön keskeytysten luonteesta. Analyysin avulla voi myös nousta esiin tarpeita esimerkiksi keskinäisten roolien ja prosessien selkeyttämiseen tai parempaan työmäärän hallintaan.

Yhteiset toimintamallit keskeytysten hallintaan

Luo työyhteisölle mahdollisuuksia kehittää omia ratkaisumalleja haitallisten keskeytysten hallintaan. Kyse on yhteisestä sopimisesta ja konkreettisten ratkaisumallien kokeilusta. Varmista, että koko työyhteisö sitoutuu kokeiluun ja sovi seurannasta.

Vaali työrauhaa

Monissa organisaatioissa on otettu käyttöön työrauhatunnit. Yhteisesti sovittuna ajankohtana varmistetaan, ettei keskeytyksiä tule – aika on varattu keskittyneeseen työskentelyyn. Moni työntekijä huomaa tilaisuuden tulleen herkästi keskeytysten jalkoihin jäävien tehtävien (usein tärkeiden ja ei-kiireellisten) edistämiseen. Hiljaisia työskentelyalueita kannattaa hyödyntää erityisesti tehtävissä, jotka vaativat tarkkuutta ja ovat alttiita virheille.

Sovi keskeyttämisen pelisäännöt

Mistä tiedät kollegasi toivovan keskittymisrauhaa? Työyhteisössä kannattaa sopia keinoista viestiä muille keskittymisrauhan tarpeesta. Tärkeää olisi myös keskustella tavoitettavissa olemisen odotuksista – voisiko sähköpostin lukea vain muutaman kerran päivässä ja kiireellisissä asioissa viestiä muilla keinoilla?

Mehiläisen Aivotyö toimivaksi -palvelut

Mehiläisen työterveyspsykologit ovat tukenasi työyhteisön aivotyön ergonomian kehittämisessä. Voimme toteuttaa laajan Aivotyö toimivaksi -selvityksen, jonka avulla saat organisaatiosi aivotyön tilannekuvan ja konkreettisen tuen kehitystyöhön. Lisäksi asiantuntijamme fasilitoivat lyhyempiä työpajoja ja pitävät asiantuntijaluentoja aivotyön ergonomiasta työyhteisöille.

Tekstissä asiantuntijana toimi Kaisa Poutanen

Pyydä tarjous ja katso hinta Mehiläisen palvelukaupasta tai keskustele lisää työterveystiimisi kanssa.