Framgångsrik ledning av arbetsförmåga i VTT:s expertorganisation

Teknologiska forskningscentralen VTT:s välfärdschef Peppi Härme och personalchef Kirsi Nuotto berättar om kulturen inom ledning av arbetsförmåga vid VTT samt om utnyttjandet av digitala verktyg som stöd för personalen och ledningen.

Vad betyder de anställdas arbetsförmåga för ert företag och hur syns detta i vardagen? 

För oss är arbetsförmågan hos de VTT-anställda mycket viktig och ett övergripande välbefinnande har införts i VTT:s strategi. Vi som organisation mår precis så bra som varje individ mår. Detta återspeglas även direkt på vårt kundarbete – när de anställda mår bra är även kundarbetet framgångsrikt.

Välbefinnande i arbetet syns på många olika sätt i vardagen. Vi informerar om de tjänster vi tillhandahåller, vi mäter hur framgångsrik vår verksamhet är och vi drar nytta av praktiska verktyg för att främja välbefinnandet. Ett bra chefsarbete samt agerande i enlighet med tidig intervention främjar välbefinnande i arbetet och upprätthåller arbetsförmågan.

På vilket sätt och med vilka metoder genomförs ledningen av arbetsförmågan hos VTT? Kan ni också berätta vad ledning av arbetsförmåga innebär i ert företag?

En årsplan för välbefinnande i arbetet och dess målsättningar har härletts ur strategin. Årsplanen styrs även av tydligt fastställda tyngdpunkter inom välbefinnande: ledarskap (chefsarbete och självledning), hälsa (fysisk och psykisk) och säkerhet (fysisk och psykisk).

Vi har ett nära samarbete med företagshälsovården och pensionsförsäkringsbolagen samt övriga parter som tillhandahåller företagshälsovårdstjänster. Vårt team för välbefinnande koordinerar, förverkligar och följer aktivt upp verksamheten inom välbefinnande i arbetet och dess resultat.

Cheferna vid VTT fungerar som praktiska ledare av arbetsförmågan och de får regelbundet utbildning och personlig sparrning i anslutning till detta. Vi använder oss även av tidig intervention och tar upp saker för diskussion.

På vilket sätt syns stödet från företagshälsovården inom VTT:s ledning av arbetsförmåga? 

Stödet från hälsovården utgör en av hörnstenarna i vår ledning av arbetsförmåga. Vi ställer upp gemensamma mål och gör upp planer för hur vi ska kunna nå dem. Vi förverkligar tillsammans många praktiska saker, såsom chefscoachningar och andra coachningar i anslutning till förbättrad arbetsförmåga. Vi följer på regelbundna möten upp hur verksamheten fortskrider och vi utnyttjar även de verktyg vår samarbetspartner erbjuder för ledning av arbetsförmåga på ett mångsidigt sätt.

Vilka av Mehiläinens digitala verktyg använder VTT och varför har ni valt att använda dem i ert företag? 

VTT använder FöretagsMehiläinen, Chefskompassen och Kompassen för arbetsförmåga, olika slags digitala coachningar, MinMehiläinens Digiklinik, Lifeclass-videoteket, Bekymradchatten och EsimiesChat. FöretagsMehiläinen är ett viktigt verktyg inom ledning av arbetsförmåga verktyg för vår HR-funktion och våra chefer. För våra anställda är Digikliniken en effektiv och snabb kanal till företagshälsovårdstjänsterna. De digitala coachningarna stödjer arbetsförmågan på ett förebyggande sätt och via chattarna får man snabbt svar på akuta frågor.

Vi har utfört ett långsiktigt arbete i anslutning till psykiskt välbefinnande och det utgör en av tyngdpunkterna för ledning av arbetsförmågan. Bekymrad-chatten erbjuder oss ett verktyg med låg tröskel för psykiskt välbefinnande. Ämnet är särskilt aktuellt för oss just nu, eftersom vi har fått Mieli ry:s erkännande Må bra på arbetsplatsen för det arbete vi har utfört.

Vilken nytta har ni haft av Mehiläinens digitala verktyg inom ledning av arbetsförmågan bland er personal eller ut ledningens och chefernas perspektiv? 

Kompass-verktygen erbjuder ett gemensamt verktyg för oss och vår partner inom företagshälsovården. Vi kan enklare och snabbare följa upp frånvaro och arbetsförmåga. De påminnelser som grundar sig på larmgränserna hjälper oss att tidigt ta tag i signalerna. Det är även ett snabbt, effektivt och informationssäkert kommunikationsverktyg mellan cheferna och företagshälsovården.

Hur påverkar coronapandemin och distansarbete personalens arbetsförmåga och ledningen av denna? 

Vid ledning på distans gäller samma behov som vid ledning på plats, men betydelsen av kommunikation och regelbunden kontakt framhävs märkbart. Hos oss har särskilt ergonomiska frågor lyfts fram och vi har erbjudit de VTT-anställda ett distansarbetespaket som stödjer arbetet i ett hemmakontor. Vi erbjuder även vår personal ett välbefinnandepaket som uppdateras varje månad och där vi presenterar aktuella tjänster för välbefinnande. I oktober inleder vi en ergonomikampanj där syftet är att stödja psykiskt och fysiskt välbefinnande.

Hur kan man följa upp och stödja orken och förmågan att arbeta hos det team som arbetar på distans?   

Chefernas kommunikation och aktiva kontakt spelar en mycket viktig roll och vi har betonat deras betydelse för cheferna under distansarbetsperioden. Vi följer även upp och stödjer de VTT-anställdas ork tillsammans med företagshälsovården. Vi kommunicerar aktivt om tjänster inom välbefinnande och erbjuder mångsidiga tjänster och verktyg för att leda det egna välbefinnandet. Sådana är bland annat de digitala coachningar och föreläsningar om ork som företagshälsovården tillhandahåller. I en tid med distansarbete har de digitala verktygens roll framhävts även hos oss.

Framhävs betydelsen av Mehiläinens digitala tjänster och uppföljningsverktyg vid distansarbete? 

Absolut. Vi har också tidigare utnyttjat Digikliniken, men till följd av distansarbetet har användningen ökat och blivit mångsidigare. Hjälpen dröjer inte, eftersom man snabbt får hjälp och stöd via Digikliniken. Med tanke på tillgänglighet är detta är jämlik servicekanal och sänker även tröskeln för att ta kontakt.

Vilka är era tips för och framgångar inom effektiv ledning och uppföljning av arbetsförmågan i en expertorganisation? 

Centrala delfaktorer i en effektiv ledning av arbetsförmågan utgörs av mål på strategisk nivå, ledningens engagemang och en allokering av resurser. Stöd till och coachning av cheferna samt tillgången till verktyg möjliggör en ledning av arbetsförmågan i praktiken. Ett fungerande och mångsidigt samarbete med andra aktörer, till exempel företagshälsovården, spelar en nyckelroll för att nå framgång.

Inom uppföljningen har vi lagt märke till att mångsidighet är viktigt. Cheferna kan följa upp arbetsförmågan med hjälp av larmgränserna i Kompass-verktyget. Med hjälp av olika mätare följer välbefinnandeteamet tillsammans med företagshälsovården upp hur målen uppnås och på sina egna veckomöten fokuserar de på uppföljning och hantering av pågående projekt. I de strategiska och operativa styrgrupperna följer vi upp helhetssituationen på ett mer omfattande sätt, bland annat användningen av verktyg och deras volym.