Miten rajata työsähköpostien vilkuilua kesälomalla?

Kesälomakausi on jälleen ovella. Monilla on odotettuja lomasuunnitelmia tiedossa, ja pidempi tauko voi tuntua hyvinkin tarpeelliselta pitkän työrupeaman jälkeen.  Oma esihenkilö ja kollegat kehottavat nauttimaan lomasta täysin rinnoin — mutta entä jos silti tuntee pakottavaa tarvetta vilkuilla työsähköpostia, Teamsia tai muita työsovelluksia? Vastata vain yhteen pikaiseen viestiin, josta alkaa päivystämisen kierre? 

Moni työnkuva ei kuitenkaan jää helposti tauolle. Voi tuntua vaikealta olla tavoittamattomissa tiimiltä, kollegoilta ja omalta esihenkilöltä — vaikka tietäisi, että asiat hoituvat sijaisjärjestelyiden turvin ja lomalta palatessa. Esihenkilötehtäviä voi olla hankala delegoida, ja tiimin tukeminen on saattanut jatkua tiiviinä läpi koko vuoden. 

Vilkuilu digikuormituksen hallinnan pyrkimyksen keinona 

Työn tempo on kiihtynyt ja tietotulva kasvanut: sähköposteja voi tulla satoja päivässä, ja työ on muuttunut jatkuvaksi päätöksenteoksi. Aivojen kapasiteetti ja palautumisen tarve eivät kuitenkaan ole muuttuneet digitalisaation ja digimurroksen kiihtymisen myötä. Tarvitsemme sekä lyhyitä taukoja työpäivän aikana että pidempiä lomajaksoja, joissa pääsemme aidosti irtautumaan ja palautumaan työstämme. 

Jos olet tottunut lukemaan sähköposteja myös esimerkiksi kokouksissa tai siirtymien aikana, tapaa voi olla vaikea täysin yhtäkkiä rikkoa loman alkaessa. Hyvä keino on päättää etukäteen, milloin avaat sähköpostin — ja valita siihen hetki, jolloin pystyt myös vastaamaan.

Muistuta lisäksi kollegoitasi, että kiireellisissä asioissa voi soittaa: tämä vähentää tarvetta seuloa viestejä akuuttien tapausten varalta ja keventää aivojen jatkuvaa kuormitusta. Poissaolosi aikana luota poissaoloviestiisi — ne ovat olemassa juuri siksi, että aivosi ja mielesi saavat levätä. 

Vilkuilu osana työkulttuuria 

Elämme sosiaalisessa kontekstissa, jossa kulttuuri ja käytännöt ohjaavat käyttäytymistämme. Jokaisessa työpaikassa on työkulttuuri, joka myös ohjaa ajattelua ja toimintaamme. Jos kollegat vastaavat viesteihin lomalla, syntyy helposti kuva, että niin kuuluu tehdä — vaikka siitä ei ole erikseen näin sovittu. Esihenkilöllä voi olla myös velvollisuudentunne tiimistään, ja poissaolosta nousevaa syyllisyyden tunnetta saatetaan vältellä pysymällä tavoitettavissa myös loma-aikoina. 

Nosta hyvissä ajoin ennen lomaa yhteiseen keskusteluun, miten tiimissänne toimitaan loma-aikana: mitkä asiat ovat aidosti akuutteja, miten sinut tavoittaa tarvittaessa, ja kuka hoitaa tehtäväsi lomasi aikana. Muista myös, että omalla esimerkillä on usein enemmän vaikutusta kuin sanoilla — jos itse irtaudut kunnolla lomalla, annat samalla siihen luvan myös tiimillesi. 

Vilkuilu hallinnan tunteen ja työidentiteetin näkökulmasta 

Jos kuormitusta ja palautumisvajetta on kertynyt, jatkuva viestien ja ilmoitusten seuraaminen voi olla tapa ylläpitää työn hallinnan tunnetta. Näin ollen tavoitettavissa olemisesta irti päästäminen voi tuntua haastavalta, vaikka tietäisi kollegoiden hoitavan asiat hyvin ja mielellänsä. 

Oma työidentiteetti voi myös kietoutua työstä irrottautumisen vaikeuksiin. Työ voi tarjota pystyvyyden kokemuksia, palautetta ja yhteisöön kuulumisen tunnetta — tarpeita, joita tarvitsemme läpi elämän, ja joita vapaa-aika ei aina täytä samalla tavalla. Siksi työn ja vapaa-ajan rajat voivat hämärtyä ja voi herätä huoli: miten minut nähdään, jos en olekaan jatkuvasti tavoitettavissa?

Kannattaa kuitenkin kysyä itseltään, onko tämä huoli aito uhka vai oman mielen tuottama vaaraton tulkinta. Aivomme muistavat uhkat herkemmin kuin mahdollisuudet, ja sama mekanismi voi ruokkia tarvetta olla jatkuvasti ajan tasalla.  On hyvä pysähtyä arvioimaan omia jaksamisresurssejaan — ja kysyä: annanko itselleni luvan päättää kulunut työrupeama ja irrottautua kunnolla? 

Työterveyspsykologin 5 vinkkiä esihenkilölle kesälomaan ja palautumiseen 

Jatkuva viestien vilkuilu ja tavoitettavissa olemisen tarve on inhimillinen reaktio monien tekijöiden summana. Mukana kulkeva älypuhelin ilmoituksineen on aivojamme koukuttava väline, ja vahva työidentiteetti ei aina sisällä lupaa täysipainoiseen lomailuun. Pysähtyminen aiheen äärelle voi kuitenkin avata uusia näkökulmia ja auttaa löytämään tavan levätä aidosti. 

1. Sovi pelisäännöt ennen lomaa: Keskustele tiimisi kanssa hyvissä ajoin siitä, miten loma-aikana toimitaan: mitkä asiat ovat aidosti kiireellisiä, kuka hoitaa tehtäväsi lomasi aikana, ja miten sinut tavoittaa, jos on tarve. Selkeät rakenteet auttavat vapauttamaan sinut lomailuun. 
2. Muistuta pelisäännöistä kiireellisissä asioissa: Kirjaa tarvittaessa poissaoloviestiin, että kiireellisissä asioissa voi soittaa ja pyri luottamaan tähän. Näin sinun ei tarvitse seuloa sähköposteja tai ilmoituksia akuuttien tapausten varalta — ja luottamus poissaoloviestiin vapauttaa aivojasi lepäämään. 
3. Anna itsellesi lupa irrottautua: Kysy itseltäsi rehellisesti: onko huoli tavoittamattomuudesta aito uhka vai oman mielesi tuottama vaaraton tulkinta? Riittämättömyyden tai syyllisyyden tunne poissaolosta on tuttu monelle esihenkilölle, mutta lepo ja työstä irtautuminen on inhimillinen edellytys sille, että jaksat taas työhön palattuasi. 
4. Ole oma esimerkkisi: Sillä, miten itse toimit lomalla, on usein enemmän vaikutusta tiimiisi kuin sanoilla. Kun irtaudut kunnolla, annat saman luvan myös tiimisi jäsenille. 
5. Tunnista omat palautumisen esteesi: Vilkuilun tarve voi johtua monesta eri syystä — hallinnan tarpeesta, työidentiteetistä, työkulttuurista tai digikuormituksesta. Kun tunnistat oman "koukkusi", on helpompi tehdä tietoinen valinta toimia toisin. 

Blogiartikkelin on kirjoittanut Mehiläisen työterveyspsykologi Anne Lehtimäki.