Etä- ja hybridityö: Kuka päättää missä töitä tehdään?

Mehiläisen Asiaa työelämästä -podcastin ensimmäisessä jaksossa käsittelimme etä- ja hybridityön käytäntöjä sekä monipaikkaista työtä. Aihe on ajankohtainen, sillä etätyö yleistyi jo ennen koronapandemiaa, mutta pandemia vauhditti kehitystä ja teki siitä erityisen merkityksellisen Suomessa. Podcast-hostimme, Mehiläisen organisaatiopsykologi Merike Aminoffin vieraana oli Mehiläisen johtava organisaatiopsykologi Pekka Tölli.

Etä- ja hybridityön yleistyminen

Etätyön säännöt ja käytännöt ovat nousseet viime vuosina puhutuimmaksi aiheeksi työelämässä. Töllin mukaan monet pelisäännöt eivät toimi, koska ne on tehty liian karkeasti, eikä yksityiskohtaisiin työn tekemisen tapoihin ja reunaehtoihin ole paneuduttu riittävästi. Tämä herättää vahvoja tunteita, koska se vaikuttaa ihmisten kokemaan autonomiaan ja arjen vaikutusmahdollisuuksiin.

Etä- ja hybridityön haasteet ja merkitys

Työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus päättää työn tekemisen tavoista ja paikoista, mutta työntekijät ovat tottuneet etätyön tuomaan joustavuuteen. Korona-aika muutti työn rakenteita ja mahdollisti monille etätyön, mikä on vaikuttanut arjen rutiineihin ja logistiikkaan. Muutokset koetaan vaikeina, jos ne rikkovat totuttuja käytäntöjä ja koettua autonomiaa.

Etä- ja hybridityön kolme keskeistä näkökulmaa

1. Yhteisöllisyys ja psykologinen sopimus: Ihmiset kaipaavat yhteisöllisyyttä ja kuuluvuutta ryhmään. Epäviralliset kohtaamiset, kuten kahvihuonekeskustelut, ovat tärkeitä tiedonkulun ja yhteishengen kannalta. Kun nämä vähenevät, yhteisöllisyys heikkenee. Psykologinen sopimus tarkoittaa työntekijän ja työnantajan välisiä sanomattomia odotuksia ja oletuksia. Kun nämä odotukset muuttuvat tai rikkoutuvat ilman riittävää keskustelua, seurauksena voi olla pettymystä, epäluottamusta ja vastarintaa.
2. Tiedonkulku ja ongelmanratkaisu: Tieto kulkee usein paremmin ja ongelmanratkaisu on tehokkaampaa, kun ihmiset ovat fyysisesti yhdessä. Etänä työskennellessä spontaanit keskustelut ja yhteinen pohdinta vähenevät, mikä voi hidastaa asioiden ratkomista.
3. Oppiminen ja perehdyttäminen: Uusien työntekijöiden perehdyttäminen ja työntekijöiden jatkuva oppiminen on haastavampaa etänä. Työpaikan normien ja tapojen omaksuminen vaatii usein läsnäoloa ja vuorovaikutusta.

Parhaiden käytäntöjen rakentaminen

Töllin mielestä etä- ja hybridityöhön ei ole yhtä oikeaa mallia. Työtehtävät tulisi kategorisoida sen mukaan, mitkä onnistuvat parhaiten etänä (esim. syvää keskittymistä vaativat tehtävät kuten kirjoittaminen, koodaus), mitkä vaativat läsnätyötä (esim. luova ongelmanratkaisu, yhteinen innostuminen, ristiriitojen käsittely) ja mitkä toimivat hybridisti (esim. hyvin valmistellut päätöskokoukset, koulutukset).

Pelisäännöt tulee rakentaa työn tarkoituksenmukaisuuden pohjalta, ei yleistäen. Niitä tulee tarkastella ja muokata säännöllisesti, esimerkiksi puolivuosittain. Pelisäännöt tulisi luoda yhdessä, ei niin, että joku päättää kaikkien puolesta. Tämä lisää sitoutumista ja varmistaa, että käytännöt ovat realistisia ja toimivia.

Yksilön näkökulma ja haasteet

Yksilön näkökulmasta on tärkeää pohtia, miten oma autonomia ja yhteisöllisyyden tarve tasapainotetaan.

• Luottamus ja psykologinen turvallisuus: Luottamus on keskeistä etätyössä. Työnantajan on luotettava työntekijöihin, ja työntekijöiden on tunnettava olonsa turvalliseksi ilmaista tarpeitaan.
• Työympäristö: Sekä koti- että toimistoympäristön tulee tukea työntekoa. Jos toimistolle pakotetaan, mutta siellä on hälyisää tai puutteelliset olosuhteet, se heikentää työn tehokkuutta ja työntekijän hyvinvointia.
• Itsensä johtaminen: Työntekijän on osattava johtaa itseään ja tuoda esiin tarpeensa. On tärkeää tunnistaa, milloin tarvitsee keskittymisrauhaa ja milloin vuorovaikutusta.
• Urakehitys ja oppiminen: Etätyössä urakehitys ja oppiminen eivät välttämättä ole yhtä tehokkaita kuin läsnätyössä, koska "out of sight, out of mind" -ilmiö voi johtaa siihen, että etänä olevat jäävät huomaamatta.

Työnantajan rooli ja johtaminen

Tölli muistuttaa, että johtaminen ei ole vain sääntöjen luomista, vaan aktiivista esimerkin näyttämistä ja tukemista. Esihenkilöiden tulee käydä avointa keskustelua työntekijöiden kanssa heidän kokemuksistaan ja tarpeistaan. On ymmärrettävä, että jokaisen tilanne on yksilöllinen. Jos työyhteisössä on jännitteitä tai ristiriitoja, ne tulisi käsitellä läsnä kohtaamisissa, jotta ne eivät pahenna etätyöhön liittyviä haasteita.

Ihmiset eivät aina valitse viisaimmin, jos heillä on täysi valinnanvapaus. Tarvitaan tukevia rakenteita ja ohjausta, jotka auttavat tekemään parhaita valintoja työn ja hyvinvoinnin kannalta.

Tulevaisuuden näkymät

Tölli ennustaa, että tulevaisuudessa nähdään yhä enemmän vaihtelua ja joustavuutta hybridikäytännöissä. Emme palaa täysin läsnätyöhön emmekä siirry täysin etätyöhön, vaan haemme enemmän rooli- ja tehtäväkohtaisesti toimivampia malleja. Etätyö voi toimia katalyyttinä, joka pakottaa miettimään työn tekemisen tapoja ja prosesseja uudelleen, mikä voi parantaa työn tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Lopuksi Tölli muistuttaa, että sen sijaan, että mietitään kuinka paljon työtä tehdään etänä tai läsnä, tulisi keskittyä miksi ja millä tavalla työtä tehdään. Mitä halutaan yhdessä saada aikaan, kun ollaan toisten keskuudessa, ja mitä on järkevämpää tehdä itsenäisesti ja etänä? Tärkeintä on työn tarkoituksenmukaisuus.

Artikkeli on kirjoitettu Asiaa työelämästä -podcast jakson 1: "Etä- ja hybridityö: Kuka päättää missä töitä tehdään?" pohjalta tekoälyä hyödyntäen. Kuuntele jakso täältä.