Hur kan jag begränsa hur ofta jag kontrollerar min jobbrelaterade e-post under semestern?

Semestersäsongen är åter här. Många har sina efterlängtade semesterplaner redan klara, och en längre paus kan kännas mycket välbehövlig efter en lång tid på jobb.  Din chef och dina kollegor uppmanar dig att njuta av semestern fullt ut – men vad händer om du ändå känner ett tvingande behov av att titta på din arbetsrelaterade e-post, Teams eller andra arbetsappar? Att bara snabbt svara på ett meddelande och sedan hela tiden vara tillgänglig? 

Många arbetsuppgifter kan inte så enkelt sättas på paus. Det kan kännas svårt att inte vara tillgänglig för teamet, kollegorna och den egna chefen – även om man vet att sakerna kan skötas med hjälp av vikariat och när man kommer tillbaka från semestern. Det kan vara svårt att delegera chefsuppgifter och stödet till teamet kan ha varit intensivt under hela året. 

Att snegla som en metod för hantering av digital belastning 

Arbetstempot har accelererat och informationsflödet har ökat: Det kan komma hundratals e-postmeddelanden om dagen och arbetet har förändrats till ett ständigt beslutsfattande. Hjärnans kapacitet och behov av återhämtning har dock inte förändrats i och med digitaliseringen och den accelererande digitala omvälvningen. Vi behöver både korta pauser under arbetsdagen och längre semesterperioder då vi verkligen kan koppla av och återhämta oss från arbetet. 

Om du är van vid att läsa e-post även under till exempel möten eller förflyttningar kan det vara svårt att helt plötsligt bryta vanan när semestern börjar. En bra metod är att på förhand bestämma när du ska öppna e-posten – och välja en tidpunkt då du också kan svara.

Påminn dessutom dina kollegor om att man i brådskande ärenden kan ringa: Detta minskar behovet av att söka meddelanden med tanke på akuta händelser och minskar den kontinuerliga belastningen på hjärnan. När du är ledig ska du lita på ditt frånvaromeddelanden – de finns där för att din hjärna och ditt sinne ska få vila. 

Sneglande som en del av arbetskulturen 

Vi lever i en social kontext, där kultur och praxis styr vårt beteende. Varje arbetsplats har en arbetskultur som också styr vårt tänkande och vår verksamhet. Om kollegor svarar på meddelanden under semestern uppstår lätt en bild av att så ska man göra – även om det inte har avtalats om det separat. Chefen kan också ha en känsla av skyldighet gentemot sitt team, och man kan undvika ökande skuldkänslor som uppstår vid frånvaro genom att vara tillgänglig även under semestern. 

För i god tid före semestern ett samtal om hur ni i ert team agerar under semestern: vilka ärenden är verkligen akuta, hur kan du nås vid behov och vem sköter dina uppgifter under din semester. Kom också ihåg att ditt eget exempel ofta har större effekt än ord – om du själv verkligen kopplar bort arbetet under semestern ger du samtidigt ditt team tillåtelse att göra det. 

Sneglande ur med tanke på känslan av kontroll och arbetsidentiteten 

Om din belastning och brist på återhämtning har ökat kan en kontinuerlig uppföljning av meddelanden och aviseringar vara ett sätt att bevara känslan av kontroll i arbetet. Därför kan det kännas utmanande att inte alltid vara tillgänglig, även om man vet att kollegorna gärna sköter sakerna och gör det bra. 

Den egna arbetsidentiteten kan också göra det svårt att koppla bort arbetet. Arbetet kan ge upplevelser av duglighet, respons och en känsla av gemenskap – behov som vi behöver genom livet och som inte alltid uppfylls på samma sätt när vi är lediga. Därför kan gränserna mellan arbete och fritid suddas ut och väcka oro: hur kan man se mig om jag inte hela tiden är tillgänglig?

Det lönar sig dock att fråga sig själv om denna oro är ett äkta hot eller en ofarlig tolkning som skapats av det egna sinnet. Vår hjärna kommer lättare ihåg hot än möjligheter, och samma mekanism kan ge näring åt behovet av att ständigt vara uppdaterad.  Det är bra att stanna upp och bedöma sina egna resurser för att orka – och fråga: ger jag mig själv tillåtelse att avsluta den gångna arbetsperioden och koppla av ordentligt? 

Företagspsykologens fem tips till en chef inför semestern och för återhämtning

Att ständigt snegla på meddelanden och vara tillgänglig är en mänsklig reaktion som är summan av många faktorer. Smarttelefonen med aviseringar är ett beroendeframkallande verktyg för våra hjärnor och en stark arbetsidentitet innebär inte alltid att man får tillstånd att till fullo hålla semester. Men att stanna upp kan ändå öppna upp nya perspektiv och hjälpa dig att hitta ett sätt att verkligen vila. 

1. Kom överens om spelreglerna innan semestern: Diskutera i god tid med ditt team hur ni ska agera under semestern: vilka ärenden är verkligen brådskande, vem sköter dina uppgifter under din semester och hur kan du nås om det behövs. Tydliga strukturer hjälper dig att koppla av under semestern. 
2. Påminn om spelreglerna i brådskande ärenden: Ange vid behov i frånvaromeddelandet att man kan ringa i brådskande ärenden och försök att lita på detta. På så sätt behöver du inte söka igenom e-postmeddelanden eller aviseringar för att hitta akuta händelser – och förtroendet för frånvaromeddelanden låter din hjärna vila. 
3. Ge dig själv lov att koppla av: Ställ en ärlig fråga till dig själv: är oron för att inte vara tillgänglig ett verkligt hot eller en ofarlig tolkning som ditt sinne har skapat? Många chefer känner till känslan av otillräcklighet eller skuldkänslor vid frånvaro, men vila och att koppla bort arbetet är en mänsklig förutsättning för att du ska orka återgå till arbetet efter semestern.
4. Var ditt eget exempel: Hur du agerar under semestern påverkar ofta ditt team mer än ord. När du verkligen kopplar bort arbetet ger du även dina teammedlemmar tillstånd att göra det. 
5. Identifiera dina egna hinder för återhämtning: Behovet av att snegla kan orsakas av många olika faktorer – behov av kontroll, arbetsidentitet, arbetskultur eller digital belastning. När du känner igen ditt ”beroende” är det lättare att göra ett medvetet val att agera annorlunda. 

Blogginlägget är skrivet av Mehiläinens företagspsykologAnne LehtimäkiA.