Needs review

 Mehiläinen Oy 9.12.2013

 

Arvoisa asiakkaamme

Mehiläinen-konserni on tunnettu ja arvostettu yksityinen terveydenhuolto- ja sosiaalipalveluiden tuottaja Suomessa. Mehiläisen valtakunnallinen palveluverkosto tarjoaa monipuolisia palveluita
yksityis-, yritys- ja kunta-asiakkaille. Vuonna 1909 perustetussa Mehiläisessä työskentelee yli 6 000 ammattilaista.
Suuren vuosittaisen kävijämäärän takia myös potilasasiakirja-arkistomme on mittava.

Kiinnitämme erityistä huomiota potilasasiakirjojen käsittelyyn. Potilasasiakirjojen säilyttämisestä ja käsittelystä määräävät henkilötietolaki 523/1999, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, laki terveydenhuollon valtakunnallisesta henkilörekisteristä 556/1989, tartuntatautilaki 583/1986 ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
159/2007 sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009.

Toteutamme potilasasiakirjojen ylläpitämisen ja säilytyksen sähköisellä potilastietojärjestelmällä ja valvomme rekisterinpitäjien (lääkärit ja hoitohenkilöstö) käyttöoikeutta yhteiseen rekisteriimme henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.

Terveydenhuoltoa koskevat lait ja säädökset edellyttävät potilaskertomuksen laatimista terveydenhuollon palvelutapahtumista ja tiedon säilyttämistä säädösten mukaan.

Seuraavassa voitte tutustua rekisterin sisältämiin tietoihin tässä esitettävästä rekisteriselosteesta. Rekisteriseloste selvittää myös oikeutenne tutustua asiakirjoihin ja siihen vaadittavat toimenpiteet.

Jarmo Karpakka
lääketieteellinen johtaja
tietosuojavastaava
Mehiläinen Oy

 

INFORMAATIO LÄÄKÄRIKESKUKSESSA/SAIRAALASSA PIDETTÄVISTÄ POTILASTIEDOSTOISTA

Tämä informaatio on henkilötietolain 10 § ja 24 § mukainen informaatio asiakkaille. Rekisteriseloste on nähtävillä lääkärikeskuksen/sairaalan vastaanotossa.

1. Potilastiedostojen käyttötarkoitus
2. Potilastiedostoihin talletetut tiedot
3. Potilastietojen luovuttaminen
4. Potilastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet
5. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
6. Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjät:

Työterveyden sairauskertomusmerkinnät:
Mehiläinen Oy
Pohjoinen Hesperiankatu 17
00260 Helsinki
Y- Tunnus 1927556-5

Sairaalan ja hoivakodin sairauskertomusmerkinnät:
Mehiläinen Oy
Pohjoinen Hesperiankatu 17
00260 Helsinki
Y- Tunnus 1927556-5

Itsenäisen ammatinharjoittajalääkärin tai lääkärin yhtiön vastaanoton ja leikkauskertomusten sairauskertomusmerkinnät:
Kyseinen potilasta hoitava ammatinharjoittajalääkäri tai lääkärin yhtiö, joka on luovuttanut rekisterin teknisen ylläpitämisen Mehiläinen Oy:lle.

Laboratorion ja kuvantamisen tutkimusvastaukset:
Mehiläinen Oy
Pohjoinen Hesperiankatu 17
00260 Helsinki

Y- Tunnus 1927556-5 

Yhteyshenkilö:
Jarmo Karpakka
tietosuojavastaava

1. POTILASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu, toteutus ja arkistointi. Toiminnan tilastointi ja suunnittelu.

  • Tieto siitä, salliiko potilas muiden Mehiläisessä häntä hoitavien lääkäreiden nähdä toisen yksityislääkärin tekemät sairauskertomusmerkinnät silloin kun se on hänen hoitonsa kannalta      tarpeellista.
  • Tieto siitä, salliiko potilas muiden Mehiläisessä häntä hoitavien yksityislääkäreiden nähdä Mehiläisen työterveyshuollon rekisterissä mahdollisesti olevat sairauskertomusmerkinnät silloin kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista.
  • Tieto siitä, salliiko potilas lääkärikeskuksen lähettää hänelle kirjeitse tai sähköpostilla informaatiota lääkärikeskuksen palveluista ja tieto siitä, salliiko potilas lääkärin lähettää hänelle salatulla sähköpostilla hoito-ohjeita yms. materiaalia.

Potilasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.

Työterveyden potilasrekisteri säilytetään yksityisvastaanottojen potilasrekisteristä erillisenä eikä potilasta hoitavalla yksityislääkärillä Mehiläisessä ole mahdollisuutta nähdä työterveyden potilaasta tekemiä sairauskertomusmerkintöjä ilman potilaan kirjallista lupaa. Työterveydessä sairauskertomusmerkinnöistä vastaa Mehiläisen työterveysyksikkö organisaationa.

 

2. POTILASREKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT
 

  • Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.
  • Potilaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltaja.
  • Potilaan hoidon kannalta välttämättömät terveystiedot ja esitiedot.
  • Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, ravitsemusterapeutin, psykologin ym. työtehtävissä laatimat tiedot.
  • Tapauskohtaisesti mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot
  • Työterveyden potilasrekisterissä myös potilaan työnantaja sekä työpaikkaan mahdollisesti liittyvät terveysriskit.

Kaikki potilasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot tallennetaan samaan rekisteriin sen osarekisteriksi, kuten myös ajanvaraus- ja laskutusrekisterit.
Samoin potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratorio-, röntgen- ja sydäntutkimusten tulokset talletetaan potilasrekisteriin sen osarekisteriksi. Laboratoriotutkimuksista ylläpidetään myös omaa potilasrekisteristä erillään olevaa rekisteriä laboratorio–ATK -järjestelmässä (Multilab II).

Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään osarekisterinä erillistä paperilla olevaa perustietorekisteriä, joka sisältää myös tiedot potilaan antamista suostumuksista ja kielloista potilastietojen luovuttamiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Potilas tai hänen huoltajansa: ilmoitetut esitiedot
Hoitohenkilökunta: tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

 
3. POTILASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §, muutos 653/2000):

  • potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
  • nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät

Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3 §, tartuntatautilaki (589/86) 23 a §). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ylläpitämät:

  • tartuntatautirekisteri.
  • terveydenhuollon hoitoilmoitusrekisteri
  • syntyneiden lasten rekisteri
  • raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri
  • syöpärekisteri
  • epämuodostumarekisteri ja
  • näkövammarekisteri.

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen (Fimea) ylläpitämät:

  • lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri
  • implanttirekisteri ja
  • huumausaineseurantarekisteri.

Muut mahdolliset luovutuksensaajat:

  • Jatkohoitotilanteessa potilaan suullisella      potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja      potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai      terveydenhuollon ammattihenkilölle.

Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

 

4. POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Lainsäädännön yleiset periaatteet: 

  • Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille.
  • Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §).
  • Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. 

Potilastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: 

  • Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
  • Potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (atk) avulla
  • tietokoneilla oleviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

 5. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot (HetiL 26 §). 

  • Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.
  • Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai      hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.
  • Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi

Tarkastuspyyntö tehdään allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla ja lähetetään ao. toimintayksikköön. 

  • Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle (Mehiläinen Oy, johtava lääkäri / vastuulääkäri, ammatinharjoittajalääkäri) joka päättää tarkastusoikeudesta. 
  • Potilaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. 
  • Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena.

 6. TIEDON KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi 

  • Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle (kts. kohta 5) sekä toimitetaan henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Potilaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta.
  • Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
  • Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään tausta-tiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298)

SUOSTUMUKSEN ANTAMISTA JA KIELTO-OIKEUTTA KOSKEVIA SÄÄNNÖKSIÄ

Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen (PotL 13 § ja HetiL 3 § 7 kohta)

Potilasrekisteritietoja saadaan luovuttaa potilaan ja tietyissä tilanteissa laillisen edustajan suostumuksella: 

  • potilaan / jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa / vapaaehtoisella, nimenomaisella, yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella.
  • jatkohoitotapauksessa potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi saadaan luovuttaa tarpeellisia tietoja toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä samoin yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan / jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa / vapaaehtoisella, nimenomaisella, yksilöidyllä suullisella suostumuksella, josta tehdään merkintä potilasasiakirjoihin.

Potilas / laillinen edustaja voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

Suostumusta ei edellytetä silloin, jos luovuttaminen tapahtuu

  • potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.

tai

  • nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

 Potilaan kielto-oikeus tietojen luovuttamiseen (PotL 9 § ja 13 §)

  • Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen (PotL 9 §).
  • Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä (PotL 13 §).
Jaa