Pvm: 20.6.2018

1 REKISTERINPITÄJÄT

Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Mehiläinen Oy:n ja sen tytäryhtiöiden tuottamien lastensuojelupalveluiden perhehoitajia, joiden osalta Mehiläinen Oy tai sen tytäryhtiö toimii rekisterinpitäjänä.

Mehiläinen Oy
Pohjoinen Hesperiankatu 17
00260 Helsinki
Y- tunnus 1927556-5

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Mehiläinen-konsernin tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii Mehiläisen lääketieteellinen johtaja Jarmo Karpakka, etunimi.sukunimi@mehilainen.fi, puhelinvaihde 010 414 0112.

3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen. 

Sijaisperherekisteriin tallennettuja tietoja käytetään lastensuojelun toimeksiantosuhteisen perhehoidon toteuttamiseen sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Perhehoitajalta ja puolisolta nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite, ammatti, koulutus.

Perhehoitajan perheestä seuraavat tiedot: perheenjäsenten nimi, ikä ja sukupuoli, kotieläimet, asumisolosuhteet.

Tieto perhehoitajan ja puolison käymästä sijaisvanhempien ennakko- ja prosessivalmennuksesta sekä rikosrekisteriotteiden tarkistuksesta.

Tieto perheen profiilista:

  • kuvaus perheestä ja perheen kokonaistilanteesta
  • perheeseen lyhyt- tai pitkäaikaisesti sijoitetut lapset
  • perheen erityisosaaminen ja -koulutus
  • toimiiko perhe lyhyt- vai pitkäaikaisena perhehoitajana
  • montako lasta perhe voi ottaa sijoitukseen
  • onko sijoitukselle rajoitustekijöitä esimerkiksi allergian suhteen
  • toive sijoitettavan lapsen sukupuolesta ja iästä.

Perhehoitajan kansioon tallennetaan tiedostoina:

  • perhehoitajan täyttämä ja toimittama esitietolomake
  • kuntalausunto
  • ennakkovalmennuksen loppuraportti
  • toimeksiantosopimus
  • yleiset sopimusehdot
  • salassapitosopimus
  • turvallisuussopimus
  • lupa perheen tietojen tallentamisesta tietojärjestelmään.

Tiedot yhteydenpidosta perhehoitajan kanssa, muutokset perhehoitajan tai perheen olosuhteissa ja tieto, milloin niistä on ilmoitettu tilaajalle.

4.1 Säännönmukaiset tietolähteet

Perhehoitaja, henkilökunta, sosiaaliviranomaiset

4.2 Säilytysaika

Rekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista.

Tiedot rekisteristä poistetaan perhehoitajana toimimisen päättyessä, mikäli rekisteröity lopettaa kokonaan toimimisen yhtiön perhehoitajana. Tiedot poistetaan myös rekisteröidyn pyynnöstä.  

5  TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Tietoja voidaan luovuttaa:

  • Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.
  • Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

5.1 Tietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät

  • Rekisteröidyn suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaalihuollon toimintayksikölle

6 TIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Tiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille.

Tietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiaa hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja määrittää käyttöoikeustasoista, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten saannin edellytyksenä on salassapitositoumuksen allekirjoittaminen.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen luovuttamiseen tai allekirjoitettuja sopimuksia. Sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiarkistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

7  REKISTERÖIDYN OIKEUDET

7.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö tai hänen määräämä muu sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä rekisteriin. Tarkastusoikeuden käyttäminen on kerran vuodessa maksutonta. 

7.2  Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (rekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Mehiläisen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi 

  • Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
  • Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon oikeus. 
  • Mahdolliset virheelliset merkinnät korjataan rekisteriin. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste.

7.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Mehiläiseen postitse osoitteeseen: Mehiläinen Oy / Asiakasrekisteri, Pohjoinen Hesperiankatu 17 C, 00260 Helsinki. Mehiläinen voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.